Poolfahrzeuge: Einsatz, Vorteile und Verwaltung

Poolfahrzeuge sind Firmenwagen, die, anders als Dienstwagen, von verschiedenen Fahrern genutzt werden. Wir zeigen, welche Rolle Poolfahrzeuge im Flottenmanagement spielen, und wann sie Sinn machen.

Ein Pool an Fahrzeugen, auf den verschiedene Mitarbeiter zugreifen können, um Außendiensteinsätze anzufahren - das kann im Flottenmanagement viele Vorteile bringen, aber auch zu Schwierigkeiten führen. In diesem Beitrag schauen wir uns genauer an, wie Poolfahrzeuge in Unternehmen eingesetzt werden, welche Vor- und Nachteile sie im Vergleich zu Dienstwagen mit sich bringen und wie Pools mit modernen Softwarelösungen verwaltet werden können.

Key Takeaways

Flexibilität und Kosteneffizienz: Poolfahrzeuge ermöglichen Unternehmen, eine kleinere Fahrzeugflotte gemeinsam zu nutzen, wodurch Ausgaben für Anschaffung, Wartung und Versicherung reduziert werden.

Optimale Nutzung mit moderner Software: Die Nutzung von Poolfahrzeugen in Verbindung mit einer modernen Softwarelösung bietet zahlreiche Vorteile wie automatisierte Buchungssysteme, Echtzeit-Überwachung und digitale Fahrtenbücher.

Wegfall des geldwerten Vorteils: Da Poolfahrzeuge ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden, entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils, die bei der privaten Nutzung von Dienstwagen anfallen würde.

Was sind Poolfahrzeuge?

Poolfahrzeuge sind Fahrzeuge, die nicht einem festen Mitarbeiter zugeordnet sind, sondern von verschiedenen Personen innerhalb eines Unternehmens genutzt werden können. Sie stehen den Mitarbeitenden für geschäftliche Fahrten zur Verfügung. Die gemeinsame Nutzung der Poolfahrzeuge ermöglicht es Unternehmen, ihre Fahrzeugflotte effizienter zu verwalten und Kosten zu sparen.

Poolfahrzeuge oder Dienstwagen?

Während der Dienstwagen meist ein festes Privileg für Führungskräfte oder Mitarbeitende mit häufigen Außenterminen ist, dienen Poolfahrzeuge eher dazu, geschäftliche Fahrten flexibel zu ermöglichen. Im Kern gibt es drei Punkte,

• Zuweisung: Dienstwagen sind einer Person zugeordnet, Poolfahrzeuge hingegen mehreren Mitarbeitenden zugänglich.
• Nutzung: Poolfahrzeuge werden in der Regel ausschließlich für geschäftliche Fahrten genutzt. Dienstwagen hingegen dürfen, je nach vertraglicher Regelung, auch privat gefahren werden.
• Versteuerung: Bei Dienstwagen fällt oft ein geldwerter Vorteil an, wenn sie privat genutzt werden. Poolfahrzeuge hingegen sind von dieser Besteuerung befreit, da sie ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden.

Ob ein Unternehmen eher auf Poolfahrzeuge oder doch lieber auf Dienstwagen setzen sollte, hängt stark von den Strukturen und den spezifischen innerbetrieblichen Bedürfnissen ab. Im Folgenden wollen wir einige Überlegungen dazu anführen, wo Poolfahrzeuge, wo Dienstwagen sinnvoll sind.

Poolfahrzeuge sind sinnvoll für:

• Unternehmen mit variierendem Mobilitätsbedarf: Firmen, bei denen Mitarbeitende nur gelegentlich dienstliche Fahrten unternehmen, können stark von Poolfahrzeugen profitieren. Das trifft beispielsweise auf Beratungsunternehmen, Agenturen, Behörden oder Schulen zu, wo die Mitarbeitenden nur gelegentlich zu Kundenterminen oder externen Besprechungen fahren.
• Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, die nicht täglich unterwegs sind: Firmen mit vielen Mitarbeitenden, die ihre Zeit überwiegend im Büro verbringen, aber hin und wieder zu Kundenterminen oder Messen fahren, sind ebenfalls gut beraten, auf Poolfahrzeuge zu setzen. Beispiele hierfür sind Marketing- oder PR-Agenturen sowie mittelständische Unternehmen mit überschaubaren Außendienstaufgaben.
• Unternehmen, die Kosten minimieren möchten: Für Unternehmen, die sich keine individuelle Fahrzeugflotte für jeden Mitarbeitenden leisten können oder wollen, bieten Poolfahrzeuge natürlich eine sinnvolle und kosteneffiziente Lösung. Das könnte bei Start-ups oder Unternehmen der Fall sein, die sich in der Wachstumsphase befinden.

Dienstwagen sind sinnvoll für:

• Unternehmen mit regelmäßig reisenden Außendienstmitarbeitern: Dienstwagen sind ideal für Firmen, bei denen Mitarbeiter häufig und regelmäßig Außentermine wahrnehmen. Das betrifft beispielsweise Vertriebsmitarbeiter, technische Servicemitarbeiter oder Handwerksbetriebe, deren Beschäftigte täglich Kunden vor Ort betreuen müssen.
• Unternehmen, die Anreize für Mitarbeiter schaffen möchten: Dienstwagen werden oft als ein zusätzlicher Vorteil für Mitarbeitende angeboten, insbesondere in leitenden Positionen oder im Vertrieb. Sie können als Motivations- und Bindungsinstrument dienen, um qualifizierte Fachkräfte anzuziehen oder bestehende Positionen zu halten.
• Unternehmen mit festen und hohen Mobilitätsanforderungen: Wenn Mitarbeitende feste, wiederkehrende Strecken hinter sich bringen müssen, beispielsweise wiederholt bestimmte Kunden- oder Unternehmensstandorten anfahren, macht ein zugewiesener Dienstwagen Sinn. Dies gilt besonders für Unternehmen, die regelmäßige Besuche bei wichtigen Partnern pflegen, wo eine zuverlässige und durchgängige Mobilität erforderlich ist.

Wie werden Poolfahrzeuge genutzt?

Ein Fahrzeugpool bedarf einer effizienten Verwaltung. Unternehmen sind dafür verantwortlich, ausreichend Fahrzeuge bereitzustellen, Wartungen durchzuführen und die Fahrten zu dokumentieren. Die Nutzung von Poolfahrzeugen setzt daher eine durchdachte Organisation und zuverlässige Betreuung voraus. Im Folgenden gehen wir die wichtigsten Punkte in dieser Hinsicht durch.

Reservierungssystem und Buchung

Mitarbeitende buchen Poolfahrzeuge in der Regel über eine zentrale Software oder App. Diese Systeme zeigen die Verfügbarkeit der Fahrzeuge an und ermöglichen eine einfache Reservierung für den gewünschten Zeitraum. Dadurch lässt sich die Nutzung koordinieren und Überbuchungen vermeiden. Im Grunde hat man es hier mit einem internen Mietsystem zu tun, jedoch ohne tatsächliche Mietkosten für die Mitarbeitenden.

Digitales Fahrtenbuch:

Die meisten Unternehmen setzen auf ein digitales Fahrtenbuch zur lückenlosen Dokumentation der geschäftlichen Fahrten. Das Fahrtenbuch erfasst alle wichtigen Daten wie Kilometerstand, Start- und Zielorte, Fahrtdauer und Zweck der Fahrt. Diese Daten sind wichtig, um gegenüber den Behörden nachzuweisen, dass die Fahrzeuge ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden – und um Steuervorteile zu sichern.

GPS-Tracking und Echtzeitüberwachung:

Viele Poolfahrzeuge sind mit GPS-Trackern ausgestattet. Diese Geräte ermöglichen es, den Standort der Fahrzeuge jederzeit in Echtzeit zu verfolgen. Unternehmen nutzen GPS-Tracking, um die Sicherheit (Schutz vor Diebstahl) und Effizienz (Routenoptimierung) ihrer Fahrzeuge zu erhöhen, und um Einblicke in das Fahrverhalten zu erlangen, was weitere Optimierungsschritte ermöglicht.

Wartung und Diagnose über OBD2-Schnittstelle:

Die Fahrzeuge sind häufig mit OBD2-Steckern (On-Board-Diagnose) ausgestattet, die technische Daten wie Motordiagnosen, Fehlermeldungen oder den Kraftstoffverbrauch in Echtzeit an das System übermitteln. Dies hilft dem Unternehmen, den Wartungsbedarf der Fahrzeuge frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass die Flotte in einwandfreiem Zustand bleibt.

Übergabe und Rückgabe:

Nach der Fahrt wird das Poolfahrzeug am Standort abgestellt und die Rückgabe über eine Buchungssoftware gemeldet. Manche Systeme erfassen automatisch den Kilometerstand und den Fahrzeugzustand, sodass der Mitarbeitende keinen zusätzlichen Aufwand hat.

So profitieren Unternehmen von Poolfahrzeugen

Von Kosteneinsparungen bis hin zu einer besseren Auslastung der Geschäftswagen bieten Poolfahrzeuge für Unternehmen einige entscheidende Vorteile. Hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Kosteneffizienz:

Statt für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Dienstwagen zu unterhalten, reicht eine kleinere Flotte aus, die gemeinsam genutzt wird. Das bedeutet weniger Ausgaben für Anschaffung, Wartung und Versicherung.

2. Flexibilität und optimale Auslastung:

Poolfahrzeuge werden nach Bedarf genutzt. Das bedeutet, sie stehen nicht unnötig auf dem Parkplatz, sondern sind oft im Einsatz. Diese Flexibilität sorgt für eine bessere Auslastung der Fahrzeuge.

3. Wegfall des geldwerten Vorteils:

Da Poolfahrzeuge nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden, entfällt der geldwerte Vorteil, der bei privat genutzten Dienstwagen versteuert werden müsste. Das spart nicht nur den Mitarbeitenden, sondern auch dem Unternehmen zusätzliche Kosten.

Vorteile von Poolfahrzeugen für Mitarbeitende

Auch für Mitarbeitende bieten Poolfahrzeuge Vorteile, insbesondere in puncto Flexibilität und Kostenersparnis:

1. Zugang zu Fahrzeugen ohne Verpflichtung:

Mitarbeitende haben jederzeit Zugang zu einem Fahrzeug für geschäftliche Zwecke, ohne die langfristige Verpflichtung eines eigenen Dienstwagens zu tragen. Sie müssen sich nicht um Wartung oder Versicherung kümmern.

2. Keine Versteuerung des geldwerten Vorteils:

Da Poolfahrzeuge in der Regel nur für dienstliche Zwecke genutzt werden, entfällt für die Mitarbeitenden die Versteuerung des geldwerten Vorteils, die bei der privaten Nutzung von Dienstwagen anfallen würde.

3. Flexibilität in der Nutzung:

Mitarbeitende können spontan entscheiden, ob sie ein Fahrzeug für geschäftliche Termine benötigen. Diese Flexibilität steigert die Mobilität im Arbeitsalltag.

4. Geringer persönlicher Aufwand:

Da die Poolfahrzeuge nicht privat genutzt werden, entfällt der Bedarf, ein Fahrtenbuch für die steuerliche Abgrenzung zu führen. Alle anfallenden Fahrten werden in der Regel digital erfasst, was Zeit spart und den administrativen Aufwand verringert.

Poolfahrzeuge effizienz verwalten

Der effiziente Einsatz von Poolfahrzeugen hängt stark von einer gut strukturierten Verwaltung und Organisation ab. Moderne Softwarelösungen spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie sowohl die Verwaltung der Fahrzeuge als auch die Steuerung der gesamten Flotte erheblich erleichtern. Mit diesen Tools können Unternehmen den Überblick bewahren und gleichzeitig Prozesse optimieren. Folgende Tools können dabei helfen:

• Automatisierte Fahrzeugbuchung: Mitarbeiter können über ein zentrales System Fahrzeuge unkompliziert und schnell buchen, was die Nutzung der Wagen transparent und planbar macht. Doppelbuchungen oder Engpässe werden automatisch vermieden.
• Echtzeitüberblick über Fahrzeugverfügbarkeit: Die Software zeigt in Echtzeit an, welche Fahrzeuge verfügbar sind und welche gerade genutzt werden. Das erleichtert die Planung und gewährleistet, dass immer ausreichend Fahrzeuge zur Verfügung stehen.
• Wartungs- und Servicemanagement: Automatische Erinnerungen an Wartungstermine und Inspektionen sorgen dafür, dass Fahrzeuge regelmäßig überprüft werden, was die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Flotte erhöht.
• Fahrt- und Kostenerfassung inkl. Fahrtenbuch: Fahrten werden automatisch protokolliert, und die Software kann ein digitales Fahrtenbuch führen sowie genaue Berichte zu Fahrzeugnutzung und -kosten erstellen. Dies ermöglicht eine lückenlose Dokumentation, eine rechtssichere Führung des Fahrtenbuchs und eine bessere Kostenkontrolle.
• Optimierung der Fahrzeugnutzung: Anhand von Daten zur Fahrzeugauslastung können Unternehmen unnötige Standzeiten vermeiden und die Flotte effizienter nutzen, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt.
• GPS-Tracking und Routenplanung: Mit GPS-Tracking können Fahrzeuge in Echtzeit verfolgt und die Routen optimiert werden. Das spart Zeit und Kraftstoff und verbessert die Effizienz von Außendiensteinsätzen.

FAQs

• Was ist der Hauptunterschied zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen?

  Poolfahrzeuge werden von mehreren Mitarbeitenden für geschäftliche Fahrten genutzt, während Dienstwagen einer bestimmten Person zugeordnet sind und oft auch privat genutzt werden dürfen.

• Wann sind Poolfahrzeuge sinnvoller als Dienstwagen?

  Poolfahrzeuge eignen sich besonders für Unternehmen mit wechselndem Mobilitätsbedarf und Mitarbeitenden, die nur gelegentlich geschäftliche Fahrten unternehmen. Sie sind eine kosteneffiziente Alternative zu festen Dienstwagen.

• Wie hilft Software bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen?

  Softwarelösungen ermöglichen die einfache Buchung von Fahrzeugen, zeigen in Echtzeit die Verfügbarkeit, führen digitale Fahrtenbücher und unterstützen das Wartungsmanagement.

• Wie werden Poolfahrzeuge versteuert?

  Poolfahrzeuge werden nicht als geldwerter Vorteil versteuert, da sie nur für geschäftliche Fahrten genutzt werden. Ein digitales Fahrtenbuch hilft bei der Nachverfolgung.

Fazit

Poolfahrzeuge bieten Unternehmen eine flexible und kosteneffiziente Möglichkeit, die Mobilitätsanforderungen ihrer Mitarbeitenden zu erfüllen. Im Vergleich zu Dienstwagen können sie unter Umständen eine bessere Auslastung der Fahrzeugflotte ermöglichen und gleichzeitig Steuervorteile bieten. Wird der Fahrzeugpool mithilfe einer moderner Softwarelösungen, inklusive GPS-Tracking und Fahrzeugdatenerfassung mittels OBD-Stecker verwaltet, können Fahrten präzise dokumentiert und Wartungsarbeiten rechtzeitig durchgeführt werden, was zu einer enormen Effizienzsteigerung im Flottenmanagement führt. Für Unternehmen, die ihre Mobilität effizient und wirtschaftlich gestalten wollen, sind Poolfahrzeuge daher eine hervorragende Option.